Instituto Elévia Central da Equipe

Resumo & plano de ação

CRM: o que ficou combinado na Semana 2

Follow-up manual, organização das oportunidades e os primeiros passos do Funil de Resgate. Feito para a Lu e a Jéssica saberem exatamente o que fazer até o próximo encontro.

Participantes
Lu, Jéssica & Leandro
Fase atual
Follow manual → automação
Oportunidades a organizar
215
Próximo encontro
24 de setembro de 2026

Onde paramos

Objetivos desta etapa

O foco da Semana 2 foi tirar o follow-up do improviso: primeiro na mão, depois com automação — e só depois disso ligar qualquer robô de conversa.

Follow manual antes do automático

A Lu e a Jéssica fazem os 5 primeiros follow-ups de cada card na mão, para pegar prática, antes de qualquer automação assumir.

Dois funis, dois ritmos

Follow manual: cadência curta, dias seguidos. Funil de Resgate: cadência longa, pensada em ciclos de 30 dias para reativar quem esfriou.

215 oportunidades para organizar

Base atual do funil de Novos Pacientes. Cada cartão precisa de especialidade certa, profissional certo e etapa certa.

Fonte "escola" nova

Criar uma origem específica para contatos vindos de escolas parceiras, separada de indicação, parceiro e prospecção ativa.

Time

Quem faz o quê

Instituto Elévia (Lu & Jéssica)

  • Fazer os follow-ups manuais e marcar tarefa + data do próximo contato
  • Organizar e classificar as 215 oportunidades
  • Enviar planilha com a cadência desejada (dias e tentativas)
  • Revisar o curso de vendas e extrair os scripts de cada follow
  • Testar o notebook com cabo de rede e filmar a tela, se possível

Leandro

  • Preparar o fluxo automático de Resgate (cadência de 30 dias)
  • Criar a origem "escola" e revisar indicação/parceiro no CRM
  • Verificar o idioma da interface com o time técnico
  • Receber a planilha de cadência e transformar em automação
  • Confirmar o pré-agendamento de 24/09/2026

Item 1

Conectividade e tela

1a Conectar por cabo de rede Instituto Elévia

Áudio e vídeo caíram várias vezes durante a chamada. O Wi-Fi da clínica está instável demais para treino ao vivo.

Caminho
  1. Localizar o cabo de rede azul (RJ45) perto do roteador
  2. Conectar direto no notebook usado para o CRM
  3. Testar a próxima chamada com o cabo conectado
  4. Se ainda cair, filmar a tela e mandar para o Leandro
Se não resolver: avaliar um encontro presencial para diagnosticar a rede e a tela juntos.

1b Verificar idioma da interface Leandro

A tela apareceu parte em inglês, parte em português. Leandro precisa ver a tela da equipe antes de reportar ao time técnico.

Caminho
  1. Compartilhar a tela do CRM na próxima chamada estável
  2. Leandro identifica onde o idioma está errado
  3. Leandro reporta ao time técnico para correção

Item 2

Organizar as 215 oportunidades

2a Trabalhar em lote, guia por guia Instituto Elévia

Abrir uma oportunidade de cada vez é lento. O jeito mais rápido é abrir várias em novas guias e processar em lote.

Caminho
  1. Abrir 10 oportunidades em novas guias do navegador
  2. Revisar e corrigir cada uma, fechando a guia ao terminar
  3. Abrir as 10 seguintes e repetir até zerar a lista
Por que 10 em 10: mantém o ritmo sem perder o fio de qual card já foi revisado.

2b Corrigir especialidade e profissional Instituto Elévia

Vários cards estavam com a especialidade errada, principalmente psicologia e psiquiatria, que têm versão adulto e infantil.

Caminho
  1. Abrir o card e o contato
  2. Conferir o campo Especialidade: psicologia adulta, psicologia infantil, psiquiatria adulto ou psiquiatria infantil
  3. Conferir o campo Profissional vinculado
  4. Corrigir e salvar

2c Adicionar contato manualmente quando faltar Instituto Elévia

Caminho
  1. Clicar no botão azul Adicionar contato
  2. Preencher nome, telefone e demais dados
  3. Preencher o campo Origem / fonte (ver item 5)
  4. Salvar

Item 3

Classificação e o funil de follow

3a Avançar o card a cada tentativa sem resposta Instituto Elévia

Cartão sem resposta avança pelo funil de follow (dia 1, dia 2, dia 3...) até esgotar o número máximo de tentativas.

Dia 1› Dia 2› Dia 3› ...› Abandonado
Cadência exata ainda em aberto: exemplos citados foram 1, 3, 5, 10 e 15 dias. O Instituto Elévia vai validar e enviar a versão final (ver Pendências).

3b Diferenciar Abandonado de Perdido Instituto Elévia

Abandonado Tentativas de follow esgotadas, sem resposta. Com a automação ativa, esse card cai no Funil de Resgate.
Perdido O cliente declarou que não tem interesse. Não entra no Resgate.
Regra combinada para contatos antigos: mais de 30 dias sem interação pode ser marcado como Abandonado, para entrar no ciclo de Resgate.

3c Usar filtros para o controle diário Instituto Elévia

Caminho
  1. Filtrar por tópico "falar" para ver quem precisa de contato hoje
  2. Filtrar por número de tentativas já feitas
  3. Filtrar por data do próximo contato
  4. Filtrar por status "abandonado" para checar quem está pronto para o Resgate
Tarefas x filtros: as tarefas ajudam no controle do dia a dia (o que fazer hoje, lista da semana), mas o campo "data do próximo contato" no card já mostra a mesma informação direto no funil.

Item 4

Funil de Resgate

4 Reativar contatos antigos com cadência longa Leandro

O Resgate usa um ritmo bem mais espaçado que o follow normal — pensado para não soar insistente com quem já esfriou.

Como vai funcionar (quando ativo)
  1. Card marcado como Abandonado entra automaticamente no Resgate
  2. Aguarda cerca de 30 dias antes de disparar a mensagem
  3. Envia mensagem em tom leve: "Tudo bem? Estou lembrando de você..."
  4. Se responder, sai do fluxo automático. Se não, o ciclo se repete
Ainda não está ativo: Leandro vai preparar esse fluxo para teste. Enquanto isso, os follow-ups continuam manuais.

Item 5

Origens, formulário e robôs

5a Criar a origem "escola" Leandro

Contatos que chegam por escolas parceiras precisam de uma fonte própria, separada das outras — importante para relatórios e campanhas.

Indicação Veio de um cliente atual que indicou a clínica.
Parceiro Veio de uma parceria formal, não de um cliente.
Atenção ao implementar: mudar as fontes pode afetar relatórios e automações já existentes. Leandro confere as implicações antes de aplicar.

5b Formulário com QR Code (proposta) Leandro

Ideia discutida: um formulário acessível por QR Code que, ao ser preenchido, já abre uma conversa no WhatsApp e cria o contato no CRM automaticamente.

5c Segurar a automação de IA por enquanto Instituto Elévia

Existe um bot com GPT integrado ao sistema. A recomendação é adiar essa automação conversacional até a equipe dominar os fluxos manuais — vai ser preciso saber ligar, desligar e ajustar o robô.

Pendente de acesso: Jéssica tem acesso limitado ao GPT pago e questões de acesso pelo computador da clínica a resolver.

Atenção

Riscos e observações

Conectividade fraca compromete o compartilhamento de tela e o treino prático. Cabo de rede é o primeiro teste; presencial é o plano B.
Automação cedo demais pode disparar mensagem indesejada antes da equipe conhecer o fluxo — por isso o combinado é treinar manual primeiro.
Padronização do "abandonado" ainda falta: alguns contatos antigos foram marcados sem regra clara. Regra proposta: mais de 30 dias sem contato → abandonado.
Nova fonte "escola" pode alterar relatórios e automações existentes — Leandro revisa o impacto antes de publicar a mudança.

Pendências

O que precisa estar pronto até o próximo encontro

Instituto Elévia

  • Planilha ou resumo com a cadência desejada (número de tentativas e intervalos)
  • Scripts de cada etapa do follow, extraídos do curso de vendas
  • Teste do notebook com cabo de rede, com tela filmada se possível
  • Follow-ups manuais em andamento, com tarefa e data do próximo contato marcadas
  • Verificação do acesso ao GPT/robô da clínica

Leandro

  • Fluxo automático de Resgate preparado para teste (cadência de 30 dias)
  • Origem "escola" criada e regras de parceiro/indicação revisadas
  • Idioma da interface verificado com o time técnico
  • Planilha de cadência recebida e transformada em automação
  • Resumo da reunião enviado e 24/09/2026 confirmado

Depois

Próximo encontro

Quinta-feira · mesmo horário

24 de setembro de 2026

Funil de Resgate ativo · organização das 215 oportunidades concluída · cadências e scripts revisados